eBIT SaldeoHELPER

Szybki podgląd

Drag & drop

Ekran dodawania załącznika do dokumentu

Dodawanie załączników do dokumentu przez przeciągnięcie plików z komputera.

Dodawaj załączniki do dokumentu przez przeciągnięcie plików z komputera, bez każdorazowego korzystania z okna wyboru.

Funkcja dotyczy dodawania załączników do dokumentu - nie jest ogólnym mechanizmem dodawania nowych dokumentów do systemu.

Szybki podgląd

Przesuwanie podglądu dokumentu

Edycja lub podgląd dokumentu

Automatyczne ustawienie podglądu pod wybrane pole formularza.

Podczas pracy z formularzem część odpowiadającego mu dokumentu może znajdować się poza widocznym obszarem podglądu. Użytkownik musi wtedy ręcznie przewijać dokument i ponownie szukać właściwej informacji.

eBIT SaldeoHELPER automatycznie dostosowuje położenie podglądu do wybranego pola formularza.

Pole oraz odpowiadający mu fragment dokumentu pozostają jednocześnie widoczne na ekranie, co ułatwia porównywanie i weryfikowanie danych.

Szybki podgląd

Podświetlanie pól w dokumencie

Edycja lub podgląd dokumentu

Szybsza lokalizacja wartości na dokumencie podczas sprawdzania formularza.

Podczas weryfikowania danych użytkownik musi odnaleźć na podglądzie dokumentu informację odpowiadającą aktualnie wybranemu polu formularza.

W przypadku rozbudowanych lub mało czytelnych dokumentów samo wyszukiwanie właściwej wartości może zajmować więcej czasu niż jej sprawdzenie.

eBIT SaldeoHELPER podświetla na dokumencie element odpowiadający wybranemu polu formularza. Wizualne wyróżnienie ułatwia jego lokalizację i pozwala szybciej porównać odczytaną wartość z danymi w formularzu.

Szybki podgląd

Dodawanie dokumentów w nowej karcie

Lista dokumentów

Dodawanie dokumentów bez utraty filtrów, listy albo otwartego dokumentu.

Standardowe użycie funkcji „Dodaj dokument” zastępuje aktualnie otwarty widok. Po zakończeniu operacji użytkownik wraca zawsze do głównej listy dokumentów.

Jeżeli wcześniej korzystał z filtrów, ich ustawienia zostają wyzerowane. Jeśli rozpoczął dodawanie podczas pracy z konkretnym dokumentem, nie wraca do niego, lecz również trafia na listę.

eBIT SaldeoHELPER otwiera formularz dodawania dokumentu w nowej karcie przeglądarki. Po dodaniu dokumentu użytkownik może zamknąć tę kartę, a w poprzedniej nadal ma otwartą listę w miejscu, w którym zakończył pracę.

W nowej karcie użytkownik samodzielnie określa sposób dodania dokumentów: wybiera firmę, miesiąc i rok, typ dokumentu oraz decyduje, czy ma zostać wykonany automatyczny odczyt.

W standardowym przebiegu ustawienia te są zerowane przy kolejnej operacji. W karcie otwartej przez eBIT SaldeoHELPER pozostają zachowane podczas kolejnego dodawania dokumentów, dopóki użytkownik jej nie zamknie.

Pozwala to sprawnie dodawać kolejne partie dokumentów z tymi samymi ustawieniami, bez ich ponownego wybierania. Jednocześnie poprzednia karta zachowuje swój stan - ustawione filtry, miejsce na liście albo otwarty dokument.

Szybki podgląd

Wyświetlanie załączników

Edycja lub podgląd dokumentu

Dokument i załącznik w jednym widoku, bez przechodzenia do osobnej zakładki.

Funkcja „Wyświetlanie załączników” w eBIT SaldeoHELPER usprawnia pracę z dokumentem w SaldeoSMART, gdy do dokumentu dołączono dodatkowe pliki.

Po włączeniu eBIT SaldeoHELPER dodaje pod podglądem dokumentu sekcję „Lista załączników”. Sekcja pokazuje informacje o wybranym pliku, a przy wielu załącznikach pozwala przełączać się między nimi.

Wybrany plik jest pokazany w osadzonym podglądzie. Wyświetlenie zawartości wymaga odrębnej zgody na wykorzystanie usług stron trzecich. Zgodę można później cofnąć.

Szybki podgląd

Duplikowanie wierszy w tabeli VAT

Edycja lub podgląd dokumentu

Kopia istniejącego wiersza VAT i zmiana tylko różniących się danych.

Podczas opisywania dokumentu kolejne wiersze tabeli VAT mogą zawierać wiele takich samych lub podobnych informacji.

Bez funkcji duplikowania użytkownik musi ponownie uzupełniać powtarzające się wartości w każdym wierszu.

eBIT SaldeoHELPER pozwala zduplikować istniejący wiersz tabeli VAT. Użytkownik otrzymuje jego kopię i może zmienić tylko dane, którymi kolejny zapis różni się od pierwowzoru, oszczędzając czas oraz ograniczając ryzyko pomyłki podczas przepisywania.

Szybki podgląd

Kolumna z ceną jednostkową brutto

Pozycje dokumentu

Interaktywna kolumna z ceną jednostkową brutto w tabeli pozycji dokumentu.

eBIT SaldeoHELPER dodaje do tabeli pozycji dokumentu kolumnę zawierającą cenę jednostkową brutto.

Użytkownik może odczytać tę wartość bez dodatkowych obliczeń i porównać ją bezpośrednio z dokumentem źródłowym.

Kolumna jest interaktywna - cenę jednostkową brutto można edytować bezpośrednio w tabeli pozycji dokumentu.

Szybki podgląd

Kolumna zawierająca wymiary

Lista dokumentów

Podgląd i przełączanie wymiarów dokumentów bez opuszczania listy.

Standardowa lista dokumentów nie zapewnia wygodnego podglądu wymiarów przypisanych do poszczególnych dokumentów. Ich sprawdzenie wymaga przechodzenia do dodatkowych widoków, co utrudnia porównywanie większej liczby pozycji.

eBIT SaldeoHELPER dodaje do listy dokumentów kolumnę zawierającą przypisane wymiary. Użytkownik może sprawdzać je dla każdego dokumentu oraz przełączać się pomiędzy wymiarami bez opuszczania listy.

Funkcja wymaga pobrania danych każdego dokumentu widocznego na stronie. Przy dużej liczbie pozycji może spowolnić działanie przeglądarki i zwiększyć ilość pobieranych danych. Dlatego zalecamy wyświetlanie około 50 dokumentów na jednej stronie listy.

Szybki podgląd

Uzupełnianie kategorii z wymiarów

Lista dokumentów oraz Parametry → Wymiary

Przepisanie wstępnego opisu klienta z wymiaru sh_kategoria do kategorii.

Funkcja została zaprojektowana z myślą o współpracy biura rachunkowego z klientem, gdy nie wdrożono pełnego obiegu dokumentów.

Klient biura nie może nadawać dokumentom kategorii używanych przez księgowych. Może posłużyć się komentarzem, jednak w wielu przypadkach jednoznaczna kategoria jest szybszą i wystarczającą informacją.

eBIT SaldeoHELPER wykorzystuje w tym celu wymiar o kodzie sh_kategoria, którego wartości są synchronizowane z kategoriami.

Klient wstępnie opisuje dokument, wybierając odpowiednią wartość wymiaru. Księgowy sprawdza tę propozycję i - jeśli się z nią zgadza - może automatycznie przepisać ją do pola „Kategoria”. Uzupełnione może zostać również pole „Opis”.

Operację można wykonać zbiorczo dla wielu dokumentów. Funkcja uzupełnia tylko puste pola, dlatego nie zastępuje kategorii ani opisu wprowadzonych wcześniej przez księgowego.

Opcję można uruchomić na liście dokumentów z menu „Edytuj” oraz skonfigurować w sekcji „Parametry” → „Wymiary”.

Szybki podgląd

Modyfikacja wymiarów transakcji

Lista transakcji bankowych

Edycja wymiarów transakcji bankowych bez otwierania każdej pozycji osobno.

Standardowo sprawdzenie lub modyfikacja wymiarów transakcji bankowej wymaga przejścia z listy do widoku pojedynczej transakcji.

Na liście użytkownik nie ma wygodnego dostępu do informacji potrzebnej podczas przeglądania i porządkowania większej liczby zapisów.

eBIT SaldeoHELPER udostępnia możliwość modyfikowania wymiarów bezpośrednio z poziomu listy transakcji bankowych. Użytkownik zachowuje kontekst listy i nie musi otwierać każdej transakcji osobno.

Szybki podgląd

Przełącznik brutto/netto

Edycja lub podgląd dokumentu

Praca w tabeli VAT z wartością brutto i powrót do standardowego trybu netto.

Przełącznik brutto/netto w eBIT SaldeoHELPER usprawnia pracę z tabelą VAT na ekranie edycji lub podglądu dokumentu w SaldeoSMART.

Po włączeniu funkcji w panelu eBIT SaldeoHELPER nad tabelą VAT pojawia się przełącznik „Przełącz na brutto”. Po jego użyciu kolumna „Wartość netto” zmienia się na „Wartość brutto”.

Użytkownik wprowadza wartość brutto i może wrócić do standardowego trybu netto. Wartości są trwale zapisywane dopiero razem z dokumentem w SaldeoSMART.

Szybki podgląd

Zapamiętywanie filtrów

Lista dokumentów

Trzy osobiste zestawy filtrów jako podręczne listy zadań użytkownika.

Standardowe filtry listy dokumentów nie zapamiętują wszystkich ustawień potrzebnych do organizacji pracy - przede wszystkim wybranego etapu dokumentu.

Użytkownik musi więc wielokrotnie odtwarzać ten sam zestaw warunków.

eBIT SaldeoHELPER pozwala każdemu użytkownikowi zdefiniować trzy własne zestawy filtrów. Zapisane zestawy pojawiają się jako dodatkowe przyciski, dzięki którym można jednym kliknięciem przejść do odpowiedniej grupy dokumentów.

W ten sposób powstają osobiste, podręczne listy zadań. Sekretariat może pracować na dokumentach ze statusem „Nowe”, a księgowa przełączać się pomiędzy dokumentami zatwierdzonymi i gotowymi do księgowania oraz zweryfikowanymi, które wymagają wyjaśnienia.

Zestawy filtrów są niezależne dla każdego użytkownika.

Szybki podgląd

Przyciski przełączania kontekstu firmy

Lista dokumentów - konta biur rachunkowych

Przechodzenie przez firmy jak przez slajdy, szczególnie przy bieżącym napływie dokumentów z KSeF.

KSeF zmienia sposób organizacji pracy biura rachunkowego. Dokumenty mogą trafiać do SaldeoSMART na bieżąco, dlatego księgowy nie musi czekać na miesięczną paczkę od klienta.

Powstaje jednak nowe wyzwanie: przy obsłudze kilkudziesięciu firm trudno szybko ustalić, do których z nich wpłynęły nowe dokumenty.

Standardowa zmiana kontekstu wymaga każdorazowego otwarcia listy rozwijanej i odnalezienia kolejnej firmy. Przy długiej liście trzeba ją dodatkowo przewijać, a użytkownik może stracić orientację, którą firmę sprawdził jako ostatnią.

eBIT SaldeoHELPER dodaje przyciski przechodzenia do poprzedniej i następnej firmy. Księgowy może przeglądać firmy, za które odpowiada, kolejno - podobnie jak slajdy - bez otwierania listy wyboru.

Funkcja najlepiej współpracuje z „Zapamiętywaniem filtrów”. Użytkownik uruchamia własny widok TO-DO, na przykład dokumenty na etapie „Nowe”, a następnie przechodzi przyciskami przez kolejne firmy i sprawdza, gdzie pojawiły się dokumenty wymagające pracy.

Szybki podgląd

Automatyczne pobieranie pliku przelewu

Polecenia przelewów

Automatyczne pobranie pliku przelewu do lokalnego katalogu „Pobrane”.

SaldeoSMART nie przechowuje wygenerowanych plików przelewów. Jeśli użytkownik nie pobierze pliku w odpowiednim momencie, może go utracić, mimo że dokumenty zostaną już oznaczone jako zapłacone.

eBIT SaldeoHELPER automatycznie pobiera wygenerowany plik przelewu. Plik trafia do lokalnego katalogu „Pobrane”, gdzie można zastosować przyjętą w organizacji politykę przechowywania lub archiwizacji.

Tak utworzone archiwum ma charakter lokalny - jest odrębne dla każdej osoby realizującej przelewy, używanego profilu przeglądarki i komputera. Funkcja ogranicza ryzyko pominięcia pobrania, ale nie tworzy centralnego repozytorium plików.

Szybki podgląd

„Wystaw podobne” dla proform

Lista dokumentów w module Faktury oraz formularz wystawiania proformy

Nowa proforma z polami uzupełnionymi na podstawie wybranego dokumentu.

Na liście dokumentów w module Faktury eBIT SaldeoHELPER dodaje w kolumnie „Akcje” przycisk „Wystaw podobne”.

Po jego użyciu otwiera formularz wystawiania proformy i automatycznie uzupełnia pola danymi z wybranego dokumentu.

Dzięki temu użytkownik nie musi ponownie wprowadzać powtarzających się informacji i może ograniczyć pracę do sprawdzenia oraz zmiany danych, które mają być inne w nowej proformie.

Szybki podgląd

Przedłuż sesję

Portal SaldeoSMART

Wydłużenie aktywnej sesji SaldeoSMART o 6 godzin od chwili aktywacji.

Funkcja „Przedłuż sesję” w eBIT SaldeoHELPER usprawnia pracę w SaldeoSMART wtedy, gdy użytkownik potrzebuje dłuższej aktywnej sesji i chce ograniczyć ponowne logowanie po przerwie.

Przełącznik „Przedłuż sesję o 6 h” znajduje się w głównym panelu eBIT SaldeoHELPER i jest dostępny w portalu SaldeoSMART.

Po włączeniu wydłuża bieżącą aktywną sesję o 6 godzin od chwili aktywacji. Zmiana działa natychmiast i nie wymaga odświeżenia strony. Panel pokazuje licznik pozostałego czasu.

Szybki podgląd

Zbiorcza zmiana kategorii

Lista dokumentów w module Faktury

Widoczna kategoria na liście i operacja zbiorcza dla zaznaczonych faktur.

Standardowo kategorię dokumentu w module Faktury można nadać lub zmienić dopiero na ekranie edycji pojedynczego dokumentu. Na liście faktur nie widać, czy dokument ma przypisaną kategorię, ani nie można wykonać tej operacji zbiorczo.

eBIT SaldeoHELPER dodaje kategorię bezpośrednio do listy dokumentów w module Faktury. Księgowy od razu widzi, które dokumenty mają przypisaną kategorię i jaka to kategoria.

Aby nadać lub zmienić ją zbiorczo, zaznacza wybrane dokumenty, wskazuje kategorię i zatwierdza operację.

Szybki podgląd

Zbiorcze zatwierdzanie w buforze

Bufor dokumentów

Zatwierdzanie dokumentów w buforze po sprawdzeniu propozycji firmy i okresu.

SaldeoSMART proponuje przypisanie dokumentów znajdujących się w buforze do odpowiedniej firmy i okresu.

Jeżeli użytkownik zweryfikował propozycje i uznał je za prawidłowe, eBIT SaldeoHELPER pozwala zatwierdzić wszystkie dokumenty w buforze zbiorczo.

Bez tej funkcji każda paczka wymaga osobnego zatwierdzenia i akceptacji w dodatkowym oknie dialogowym. Operacja zbiorcza ogranicza liczbę powtarzanych potwierdzeń, ale powinna być wykonywana dopiero po sprawdzeniu poprawności przypisań zaproponowanych przez SaldeoSMART.